# Notifications/Envois groupés

# Présentation

La section "Envois groupés" permet de pousser une Compétence donnée à une liste d'utilisateurs.

# Interface

Section Envois Groupés

# Création d'un Envoi Groupé

La partie supérieure de la page vous permet de paramétrer l'envoi groupé, en choisissant :

  • La Compétence à envoyer
  • Le fichier Destinataires, contenant les informations des destinataires de l'envoi
  • (cf. plus bas Fichier Destinataires)
  • La plateforme (chat web, Workplace/Facebook, Microsoft Teams, ou autre) ⚠️ Pour l'instant seules les plateformes chat web, Facebook/Workplace, Microsoft Teams et Google Chat sont supportées.

Configuration du Partage du bot

⚠️ Quelle que soit la plateforme que vous choisissez, assurez-vous de bien avoir configuré le partage correspondant (dans la section Partage du dashboard).

Une fois vos paramétrages définis, vous pouvez cliquer sur le bouton "Enregistrer l'envoi". À ce stade, votre Envoi Groupé apparaît en tête de la liste des Envois (cf. ci-dessous) et est prêt à être démarré.

# Liste des Envois Groupés

La partie inférieure comporte la liste des Envois Groupés que vous avez créés. Chaque Envoi Groupé comporte les informations suivantes :

  • Satut : peut avoir les valeurs suivantes :
    • loaded: signifie que l'Envoi Groupé est enregistré mais n'a pas encoré été lancé.
    • running: l'Envoi Groupé est en cours.
    • done: l'Envoi Groupé est terminé (tous les envois individuels de cet Envoi Groupé ont été lancés et ont soit réussi, soit échoué).
  • Envois à effectuer : le nombre de destinataires présents dans le fichier Destinataires fourni.
  • En cours : nombre d'envois individuels en cours.
  • Envoyés : nombre d'envois individuels réussis.
  • Échoués : nombre d'envois individuels échoués.

Dans chaque panneau correspondant à un Envoi Groupé est également présent un bouton (dans le coin inférieur droit) : soit "Démarrer l'envoi" pour les envois qui ont été seulement enregistrés (mais pas encore démarrés), soit "Télécharger le rapport" pour les envois qui sont terminés (cf. plus bas).

# Fichier Destinataires

Le fichier Destinataires est un fichier au format CSV qui comporte les informations des utilisateurs auxquels seront adressés la Compétence sélectionnée via la plateforme sélectionnée. Ce fichier doit au moins comporter une colonne ayant pour en-tête : "respondentID" ou "email" (pour Facebook/Workplace et Teams). Toute autre colonne sera considérée comme un attribut à affecter aux répondants.

Par exemple, le fichier CSV suivant désigne les répondants par leur email et permettra de leur affecter les attributs favorite_pizza et favorite_instrument au moment de l'envoi :

Aperçu Fichier Destinataires

# Fichier Rapport

Une fois qu'un Envoi Groupé est terminé, vous pouvez télécharger son rapport d'éxécution. Si tous les répondants ont pu être contactés, ce fichier comporte alors seulement trois colonnes :

  • sendingID : ID de chaque envoi individuel.
  • email / respondentID : email / respondentID de chaque envoi individuel.
  • success : true signifie que l'envoi a été couronné de succès.
  • respondentInfo : reprend les informations additionnelles (attributs) qui correspondaient à cet envoi dans le fichier Destinataires.

Si un envoi ou plus a rencontré une erreur (colonne success valant false), alors le fichier aura deux colonnes supplémentaires :

  • failedStep : indique l'étape de l'envoi où l'erreur s'est produite.
  • errorMessage : donne plus de détails sur l'erreur en question.

Aperçu fichier rapport envoi

# Remarques

# Joignabilité des utilisateurs

Sur Teams et sur le chat web, pour qu'un utilisateur soit joignable, c'est-à-dire qu'on puisse lui envoyer une Compétence via un Envoi Groupé, il faut que celui-ci ait déjà été créé dans la base de données Vizir. Ce qui signifie :

  • Pour Teams : que l'utilisateur ait déjà "vu" l'application Teams liée au bot Vizir d'où partira l'Envoi Groupé.
  • Pour le chat web : il faut que l'utilisateur ait répondu au moins une fois au bot.

# Visibilité des applications Teams

Comme mentionné précédemment, pour qu'un utilisateur puisse être ciblé par un Envoi groupé sur Teams, il faut que celui-ci ait déjà "vu" l'application Teams (liée au bot). La visibilité/disponibilité des applications Teams auprès des utilisateurs est gérée via les "Setup policies" (au travers du Microsoft Teams admin center). Une fois qu'une application a été "ajoutée" à une Policy, celle-ci devient alors accessible à tous les utilisateurs concernés par cette Policy. Dans les faits, l'apparition de l'application dans l'espace Teams des utilisateurs n'est pas instantanée. La pratique a montré que :

  • pour l'application desktop, il semble suffisant de la fermer puis de la réouvrir (sans nécessiter de reconnexion).
  • pour l'application web, il semble nécessaire de se déconnecter puis de se reconnecter.

Attention

❗️ Ce qui signifie qu'avant d'utiliser l'envoi groupé sur Teams (et sur le chat web), il est nécessaire d'avoir mis en place des mesures qui auront permis de maximiser l'usage et l'adoption du bot.

# Spécifité pour le chat web

⚠️ Pour le chat web, seuls les utilisateurs en train d'utiliser le bot (ou qui ont un navigateur ouvert sur la page de celui-ci) verront passer la Compétence envoyée via un Envoi Groupé.